Bestyrelsesmøder 2022

Referat fra bestyrelsesmøde d. 22. november 2022

Dagsorden
1 – Ny administrator

Bestyrelsen har aftalt med DEAS og Øens, at overdragelsen sker pr. 1. januar 2023. Øens er dermed E/F Jacobsgaardens administrator fra denne dato. Mere info følger, når vi nærmer os. Hvis du har nogle spørgsmål vedr. dette er du velkommen til at rette henvendelse til bestyrelsen.

2 – Risiko for skimmel

Bestyrelsen har modtaget henvendelse vedr. mulig skimmelsvamp. Sagen undersøges, men det er ikke noget, der bør give anledning til bekymring.

3 – Ny låge til skraldeområdet

Der er kommet ny låge til skraldecontaineren. Der kommer også en lille sidedør og en dør ind til skraldesorteringen. Mange tak til Mich for hans indsats på denne front!

3 – Påbud vedr. udskiftning af forkerte vinduer på Kastrupvej 58

Der er fortsat ikke sket udbedring af påbud vedr. udskiftning af forkerte vinduer på Kastrupvej 58, 2. th. Information om vinduer forefindes på jacobsgaarden.dk/dore-og-vinduer

4 – Eventuelt?

Vinduerne i trappeopgangene på Kastrupvej samt Elbagade 69 og 71 er vanskelige at lukke helt tæt. Bestyrelsen søger at få dette udbedret snarest muligt.Desuden er der et løst håndtag på en gadedør, som også sikres udbedret.

Referat fra bestyrelsesmøde d. 27. oktober 2022

1 – Udfaldet af gårsdagens generalforsamling

Det blev i går på den ekstraordinære generalforsamling vedtaget, at E/F Jacobsgaarden i fremtiden skal benytte sig af Øens som administrationsselskab frem for DEAS. Bestyrelsen er bemyndiget til, og vil, effektuere denne beslutning så hurtigt som det kan lade sig gøre.

2 – Påbud vedr. udskiftning af forkerte vinduer på Kastrupvej 58

Der er fortsat ikke sket udbedring af påbud vedr. udskiftning af forkerte vinduer på Kastrupvej 58, 2. th. Information om vinduer forefindes på jacobsgaarden.dk/dore-og-vinduer

3 – Eventuelt?

Næste møde er d. 22. november 2022

Referat af bestyrelsesmøde d. 26. september 2022

1 – Vedligeholdelsespligt vedr. udvendig side af de gamle vinduer

Det er 10 år siden vinduerne sidst er blevet malet og kittet på ydersiden. Da dette er foreningens ansvar vil bestyrelsen inden for det næste halve år indhente tilbud på vedligehold af vinduer. Bestyrelsen undersøger, om det er muligt at yde tilskud til ejere, der hellere vil udskifte deres gamle vinduer end blot at have dem malet og kittet.

2 – Ekstraordinær generalforsamling

Der vil blive afholdt ekstraordinær generalforsamling d. 25. oktober kl. 18. Det vil blive afholdt i Filipskirkens lokaler. Indkaldelse burde lande i beboeres postkasser snart.

Den ekstraordinære generalforsamling afholdes for at beslutte, hvorvidt vi skal skifte administrationsselskab. Bestyrelsens indstilling fremsendes med indkaldelsen.

3 – Vandindtrængen i kælder lader til at være ophørt

Glædelig nyhed, synes formanden. Iflg. Mich er der ikke kommet en dråbe ind hele sommeren, og det gør det 1) vanskeligt at påvise noget, 2) overvejende sandsynligt, at der ikke længere er noget. Bestyrelsen er dog fortsat opmærksom på sagen i tilfælde af dårlige nyheder.

4 – De sidste tilbud på administrationsselskab er landet

Bestyrelsen har indsamlet i alt fem bud inkl. genforhandling med DEAS. Bestyrelsens indstilling fremsendes med indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling.

5 – Godt naboskab

Vi har modtaget henvendelser om nogle ubehagelige oplever naboer imellem. Vi henstiller indtrængende til, at alle fører en pæn tone og tager hensyn til hinanden. Desuden ser vi med stor alvor på adfærd, der kan virke chikanøs og betragter ekstraordinært dette som noget, hvor bestyrelsen vil kunne påtage sig en rolle som mægler mellem parterne.

6 – Ny hjemmeside

Vi har tidligere drøftet at opdatere hjemmesiden. Dette er nu gjort og der er bevilget en mindre sum til driften. Hjemmesiden er nu mere brugervenlig og vil fremover opdateres oftere. Hjemmesiden er desuden, grundet et stigende antal engelsktalende beboere, også tilgængelig på engelsk. Hjemmesiden kan som altid besøges på jacobsgaarden.dk

7 – Ændring af vedtægterne så der indføres sanktionsmuligheder for beboere der bruger ejendommens areal som deponi

Der har henover det seneste år været en stigning i tilfælde af, at beboere mener, at de kan bruge ejendommens areal til deponi af byggeaffald, storskrald og andet. Det må og kan man ikke. Når det sker, og når det tilmed ikke fjernes, så betaler foreningen for fjernelse. Det betyder, at vi alle bruger penge på at fjerne enkeltpersoners affald. Det er ikke okay. Bestyrelsen vil derfor frem mod den ordinære generalforsamling i 2023 arbejde på at finde en løsning, helst en ændring af vedtægterne så der fremover er sanktionsmuligheder mod den eller de pågældende beboere, så vi i fremtiden kan sikre os, at der ikke deponeres ting på fællesarealerne.

8 – Påbud vedr. udskiftning af forkerte vinduer på Kastrupvej 58

Der er fortsat ikke sket udbedring af påbud vedr. udskiftning af forkerte vinduer på Kastrupvej 58, 2. th. 

Information om vinduer forefindes på jacobsgaarden.dk/dore-og-vinduer

9 – Eventuelt?

Maling af opgange

Bestyrelsen vil indhente tilbud på maling af opgange med henblik på at afdække prislejet for et sådant stykke arbejde. Der foreligger i øjeblikket ikke nogen tidsplan for projektet.

Næste møde er d. 27. oktober 2022

Referat fra bestyrelsesmøde d. 23. august 2022

Fremmødte: Kristian, Helle, Emil

Referent: Emil
Dagsorden

1 – Vandskade på Elbagade 75

Foreningen lægger ud for at etablere skadesårsag i en vandskadesag på Elbagade 75.

1 – Vandskade på Elbagade 75

Der er en igangværende sag vedr. vandskade mellem 2. og 3. sal på Elbagade 75. Foreningen betaler undersøgelse af skadesårsag. Dette danner derfor præcedens i lignende fremtidige sager, hvilket vi skal være opmærksomme på. Foreningen lægger ud for at etablere skadesårsag i en vandskadesag på Elbagade 75.

3 – Biodiversitet

Bestyrelsen har modtaget henvendelse om dette tilbud, og det er ikke—navnlig grundet pladshensyn i gården—noget vi i øjeblikket mener er relevant for foreningen.

4 – Energioptimering

Det undersøges, om det kan betale sig for foreningen at søge tilskuddet.

5 – Indhentning af yderligere tilbud på administration

Der indhentes ét yderligere tilbud på administrator.

6 – Afholdelse af ekstraordinær generalforsamling

Bestyrelsen påtænker at indkalde til ekstraordinær generalforsamling d. 12. oktober 2022 mhp. at afklare situationen vedr. potentielt skift af administrationsfirma som pålagt af seneste generalforsamling.

7 – Haven

Formanden har lagt lidt energi i haven i år og vil til den ekstraordinære generalforsamling fremlægge en idé til lidt ændringer i gården til udførelse i 2023.

8 – Påbud vedr. udskiftning af forkerte vinduer på Kastrupvej 58;

Der er fortsat ikke sket udbedring af påbud vedr. udskiftning af forkerte vinduer på Kastrupvej 58, 2. th.

9 – Eventuelt

Næste møde er d. 26. september 2022

Referat fra bestyrelsesmøde d. 21. juni 2022

Fremmødte: Helle, Pernille, Emil, Marianne, Kristian

Referent: Emil
Dagsorden
1 – Graffiti

Vi er blevet gjort opmærksomme på noget graffiti på bygningen. Det sørger vi for bliver fjernet.

2 – Bedre orden i skraldeområdet

Når vi nu bliver flere der skal bruge skraldeområdet, så opfordres alle til at 1) sortere nøje, så containerne kun fyldes med det, de skal fyldes med, 2) klappe papkasser sammen, således at papcontainerne ikke overfyldes, 3) lade være med at deponere affald, der ikke hører til i skraldeområdet—dette er særligt et problem med glas og elektronik, der ikke skal deponeres dernede, men i stedet hhv. længere nede ad Elbagade og på genbrugspladsen. Hvis genbrugscontainere bliver fyldt, så smid i den store container. Tak.

3 – Administrator

Bestyrelsen har indhentet en række tilbud og forhandlet med DEAS. Bestyrelsen fortsætter med at indhente tilbud og forventer at indkalde til en ekstraordinær generalforsamling i løbet af efteråret, da skift af administrator skal godkendes ved generalforsamling.

4 – Vandskade i kælder ifm. vejarbejde

Bestyrelsen er i dialog med Københavns kommune om dækning af udgifter ifm. skade i kælderen som følge af vejarbejdet på Kastrupvej.

5 – En ubuden gæst

Der er set en rotte i gården. Situationen er under kontrol.

7 – Henvendelser fra beboere

7.1 – Altan på 5. sal

Da de bærende lægter i altanerne på 5. sal er en del af tagkonstruktionen falder vedligehold af disse under foreningens ansvar. Bestyrelsen iværksætter derfor vedligeholdelse af disse, hvor vi er opmærksomme på problemer.

7.2 – Vinduer på 5. sal i nr. 77

Bestyrelsen er blevet gjort opmærksom på, at der er nogle udfordringer med nogle af de skrå tagvinduer. Da det er en del af tagkonstruktionen falder vedligehold af dette under foreningens ansvar. Bestyrelsen iværksætter vedligeholdelse, hvor vi er opmærksomme på problemer.

7.3 – Byttegruppe for ejerforeningen

Bestyrelsen har modtaget henvendelse om muligheden for at lave en giv-væk/bytte-favebookgruppe parallelt med den nuværende. Det er bestyrelsens holdning, at en ekstra gruppe ikke er nødvendig, da aktiviteten i den nuværende gruppe er begrænset. Det er derfor intet problem af lave salg/bytte/giv-væk i den eksisterende facebookgruppe, såfremt det ikke er ren spam.

8 – Påbud vedr. udskiftning af forkerte vinduer på Kastrupvej 58;

Der er fortsat ikke sket udbedring af påbud vedr. udskiftning af forkerte vinduer på Kastrupvej 58, 2. th.
9 – Eventuelt

Bestyrelsen vil gerne gentage opfordringen til at være med til at male skur i gården d. 12. juli 2022! Der vil være lidt at spise og drikke—skriv gerne en mail til os på jacobsgaarden@hotmail.com allerede nu, hvis du har intention om at deltage (selvfølgelig er det ikke bindende!). Man er også velkommen til at deltage mere spontant eller uanmeldt:)
Næste møde er d. 23. august

Referat fra bestyrelsesmåde d. 25. maj 2022

Fremmødte: Kristian, Marianne, Emil

Referent: Emil
Dagsorden:
1 – Ny administrator

Der er indhentet tilbud fra et andet administrationsfirma, vi forhandler med DEAS. Vi vil finde bedst value for money. Opdaterer løbende
2 – Arbejdsgrupper

Der er lavet skriv om arbejdsgrupper. Vi maler skur d. 12. juli—kom glad, der er øl og mad:))
3 – Forsikringssager

Vi har en verserende sag med forsikringen. Sagen forventes afsluttet inden længe.
4 – Vandskade i kælder

Vi er i løbende kontakt med KK og arbejder på at få det udbedret snarest muligt. Hvis du oplever vand i dit kælderrum eller i gangarealerne, så tag gerne et billede af det og send til jacobsgaarden@hotmail.com, så vi kan dokumentere det.
5 – Henvendelser fra beboere 

Støjgener i Kastrupvej 62

Der er meldt om noget støj i opgangen på Kastrupvej 62. Vi forsøger i samarbejde med de generede at finde en løsning.
6 – Lukning af affaldsskakter

Vicevært Mich er på sagen. Han har hængt sedler op i opgangene og starter med at lukke skakte på Kastrupvej.
7 – Sætningsskade

Der arbejdes på at få sætningsskade i gavl udbedret
8 – Skraldeområdet

Vi bliver flere brugere af skraldeområdet, så vi får sat en ekstra port op til området med genanvendelige ting, så andelsforeningen ikke bruger vores spande

Vi ser på ny port til containeren, da den gamle er slidt
9 – Påbud vedr. udskiftning af forkerte vinduer på Kastrupvej 58

Der er fortsat ikke sket udbedring af påbud vedr. udskiftning af forkerte vinduer på Kastrupvej 58, 2. th.
10 – Eventuelt

Der henstilles til, at cykler ikke opholder sig i kælderen medmindre det er i et cykelrum, da det er til gene for andre beboere:)
Næste møde er d. 21. juni

Referat fra bestyrelsesmøde d. 27. april

Fremmødte: Helle, Marianne, Kristian, Emil

Referent: Emil

Dagsorden:

1 – Debriefing på generalforsamling—herunder,

Bestyrelsen vil som et nyt tiltag begynde at lægge referat fra bestyrelsesmøder ud på facebook for at gøre det lettere tilgængeligt for dem, der er med i facebookgruppen. Referater vil naturligvis stadig blive ophængt på opslagstavler i opgangene.

1.1 – Indkomne forslag fra generalforsamling,

1.1.1 – Ny vedligeholdelsesplan,

Det er blevet besluttet, at der skal indhentes en ny vedligeholdelsesplan. Dette vil bestyrelsen igangsætte i løbet af året i samarbejde med Mich. Særligt skal der fokus på at afklare 

a) ejendommens tilstand generelt, 

b) hvilke ting er nice to at få repareret/udskiftet, 

c) hvilke ting der er need to at få repareret/udskiftet. 

Vedligeholdelsesplanen vil envidere klargøre, hvad der er muligt og hvad der er ønskværdigt.
1.1.2 – Hvad gør vi med altaner fremadrettet?,

Ansvar for vedligeholdelse af altaner, der er relateret til det rent kosmetiske, befinder sig hos den enkelte ejer. Ansvaret for vedligeholdelse af altaner relateret til ejendommens strukturelle integritet (f.eks. murværk) befinder sig hos ejerforeningen og varetages af bestyrelsen, når den modtager henvendelse herom.
1.1.3 – Arbejdsgrupper/arbejdsudvalg,

Der skal udarbejdes et skriv om, hvordan grupper kan organiseres, samt hvordan de kan og bør kontakte bestyrelsen. Bestyrelsen opfordrer til, at alle udviser det engagement, de ønsker—særligt inden for områder, hvor man har erfaring eller viden. Bestyrelsen er både åben for, a) at folk selv organiserer sig og er i løbende kontakt med bestyrelsen og b) for at bestyrelsen fra tid til anden opfordrer til, at beboerne melder sig til bestemte arbejdsgrupper. Både i tilfælde af a) og b) forventer bestyrelsen, at arbejdsgruppen er i løbende kontakt med bestyrelsen.
1.1.4 – Skal vi skifte DEAS ud? Evt. forhandle en bedre aftale?,

Bestyrelsen vil påbegynde arbejdet med først at undersøge andre administrationsfirmaer samt at indhente mulige forslag på andre tilbud. Sideløbende med dette vil bestyrelsen forhandle med DEAS om, hvorvidt det er muligt at få en bedre pris hos dem.
1.2 – Budgettet—skal vi, jf. debat til generalforsamling, begynde at få brugt nogle penge?

Det skal klargøres, at der ikke er tale om benzinafbrænding, men blot at der til generalforsamling var snak om, at det løbende vedligeholdelsesbudget ikke var blevet brugt i 2021, samt at der er negative renter i banken. Bestyrelsen vil høre vicevært Mich om, hvorvidt der er noget, der særligt trænger til en kærlig hånd. Blandt mulige ting nævnes ny låge til skraldeområdet, maling af de nye skraldeskure mv. Bestyrelsen modtager gerne inputs pr. mail, men med det forbehold, at vi naturligvis ikke kan tilgodese alle, og derfor foretager en løbende vurdering i samarbejde med vicevært Mich.
1.3 – Vand i kælderen—noget nyt?,

Københavns kommune er blevet kontaktet. Klage er indsendt. Bestyrelsen er i kontakt med naboforeningen Filipsgaarden, der har oplevet samme problem.
1.4 – Byggeaffald på Elbagade;

DEAS kontakter Københavns kommune. Bestyrelsen er i løbende kontakt med DEAS.
2. Henvendelser fra beboere,

2.1 – Vandskade mellem to etager,

Der har været en vandskade, hvis konkrete ophav desværre har vist sig vanskelig at lokalisere. Bestyrelsen er i kontakt med de berørte parter og tager kontakt til de relevante forsikringer og hjælper med at finde en løsning hurtigst muligt.
2.2 – Øvrige;

Der har været en henvendelse vedr. støjgener fra en beboer.
3 – Påbud vedr. udskiftning af forkerte vinduer på Kastrupvej 58;

Der er fortsat ikke sket udbedring af påbud vedr. udskiftning af forkerte vinduer på Kastrupvej 58, 2. th.
4 – Eventuelt

Det er blevet besluttet, at hjemmesiden skal have en opdatering. Dette skyldes dels kosmetiske årsager, men endnu vigtigere skyldes det brugervenlighed for såvel beboere som bestyrelsen, der vedligeholder hjemmesiden. Referat fra generalforsamlingen vil blive lagt på den nuværende hjemmeside snarest.Bestyrelsen følger løbende lukningen af affaldsskakter

Referat fra bestyrelsesmødet den 15. marts

Affaldsskaktene:

Vi har nu fået afklaret at vores affaldsskakte skal lukkes. Det gælder både dem der er i lejlighederne samt dem der i opgangene.
Godkendelse af økonomien til dette er på agendaen til vores generalforsamling den 5. april.

Vand i kælderen efter Københavns Kommune har udskiftet fortov:
Bestyrelsen undersøger om det skal håndteres som en klage til KK, eller som en forsikringssag.

Cykeloprydning:
Man kan bestille Københavns Kommune til cykeloprydning på offentlig vej. Fortovene langs Kastrupvej og Elbagade er offentlig vej, og bestyrelsen forventer at bestille oprydning ca. 1 gang årligt. Oprydning i vores gård står vi selv for.

Påbud:
Der er fortsat ikke sket udbedring af påbud vedr. udskiftning af forkerte vinduer på Kastrupvej 58.

Generalforsamling den 5. april kl. 19:00 i Filips Kirken:
Husk at du kan stille op til bestyrelsen. Bestyrelsen er på valg til hver generalforsamling.
Der er kommet forslag fra beboere der skal til afstemning – så kom og deltag.
Husk at det er muligt at indsende forslag til behandling indtil én uge før generalforsamlingen.

Håber vi ses:o)

Referat fra bestyrelsesmøde den 2. februar 2022

1) Vedr. sætningsrevne i gavlmuren:

Der er nu indhentet tilbud på reparation af sætningsrevne. Den vil blive repareret lige så snart vejret tillader det.

2) Vedr. lågen ind til den store affaldscontainer:
Lågen vil blive udskiftet til en mere stabil model grundet krav fra renovationsfirmaet.

3) Påbud:
Der er fortsat ikke sket udbedring af påbud vedr. udskiftning af forkerte vinduer på Kastrupvej 58.

4) Dato for næste generalforsamling:
Datoen for den næste generalforsamling bliver den 5. april 2022. Vi vil allerede nu minde alle beboere om, at I har mulighed for at stille forslag til generalforsamlingen. Hvis du udarbejder forslag, så kan du løbende sende dem til DEAS – du behøver ikke at vente til du modtager indkaldelse og info om generalforsamlingen fra DEAS.

5) Dato for næste bestyrelsesmøde:
15. marts 2022.