Beslutningsforslaget om hvilket generalforsamlingen drejede sig forefindes efter referatet


Referat af ekstraordinær generalforsamling i E/F Jacobsgården

Mødested: Filipskirken, Kastrupvej 57, 2300 København S

Dato: 25. oktober 2022 kl 18

Dagsorden:

1.     Valg af dirigent og referent

2.     Forslag om administrator

3.     Eventuelt

1. Valg af dirigent og referent

Emil Berth blev valgt som dirigent og konstaterede at den ekstraordinære generalforsamling var lovligt indvarslet og beslutningsdygtig. Marianne Deleuran Grunnet blev valg til referent.

2. Forslag om administrator

Formanden og forslagsstiller, Emil Berth, redegjorde for forslaget der indstiller til at vælge Øens som administrator.

Repræsentant Nedim fra Øens præsenterede på opfordring fra fremmødte hvad ydelserne indebærer og hvordan de håndterer løsning af opgaver.

Da ingen begærede hemmelig afstemning, foregik afstemningen ved håndsoprækning.

Forslaget blev enstemmigt vedtaget ved håndsoprækning, og er hermed besluttet. Bestyrelsen vil sammen med Øens eksekvere på beslutningen hurtigst muligt 

3. Eventuelt

Formand, Emil Berth, informerede om et potentielt forslag til den kommende generalforsamling i 2023 vedrørende evt. tilskud til udskiftning af vinduer. Tilskuddet vil afløse de penge der ellers i henhold til vedtægterne bruges på vedligeholdelse af de gamle vinduer i ejendommen.


Beslutningsforslag fra Bestyrelsen vedr. valg af administrator


§ 1

Forslagets baggrund

Ved generalforsamlingen d. 5. april 2022 var der indsendt et forslag (Bilag 2, stk. 4 i indkaldelsen) med titlen “Bestyrelsen skal i det kommende år indhente tilbud fra andre ejendomsadministrationsselskaber med henblik på skifte. [til et andet selskab end DEAS, red.]” stillet af beboerne i Elbagade 73, 3. tv., Elbagade 73, 4. tv. og Elbagade 73, 5. th.

       Stk. 2 Forslaget blev stillet grundet utilfredshed med pris såvel som indholdet af den ydelse, E/F Jacobsgaarden modtager fra DEAS. Dette synspunkt lod sig genfinde hos en mængde af deltagerne til generalforsamlingen.

       Stk. 3 Forslaget blev efter debat vedtaget ved håndsoprækning med overvældende flertal jf. referatet fra generalforsamlingen.

       Stk. 4 Jf. vedtægternes §7, stk. 1 kan kun generalforsamlingen vælge administrator.


§ 2

Bestyrelsens proces ifm. med forslagets indhold (indhentning af tilbud)

Umiddelbart efter generalforsamlingen påbegyndtes arbejdet med at indhente tilbud. Der har været lagt vægt på at indhente tilbud fra en række forskellige firmaer for at afdække en bred vifte af muligheder. Der er i alt indhentet tilbud fra fem administrationsvirksomheder inkl. forhandling med DEAS om ny pris på den nuværende aftale. De fem tilbud er fra:


Vidar (Aarhus); pris: 137.500 kr./år inkl. moms,

Øens (Amager); pris: 156.500 kr./år inkl. moms,

Herbo (København); pris: 170.000 kr./år inkl. moms,

Boelskifte (København); pris 199.750 kr./år inkl. moms,

DEAS (København); genforhandlet pris: 200.000 kr./år. inkl. moms. (svarende til en årlig reduktion på 25.000 kr. fra de nuværende 225.000 kr./år inkl. moms)


       Stk. 2 Bestyrelsen har løbende drøftet de indhentede forslag og afvejet dem i forhold til hinanden på baggrund af indhold (kvalitet), pris, nærhed og de i forslaget og den tilhørende debat indeholdte hensyn og ønsker (jf. §1, stk 2 ovenfor) samt øvrige væsentlige hensyn.

       Stk. 3 Processen med at indhente tilbud har primært været varetaget af bestyrelses- formand, Emil, med løbende drøftelser, input og bistand med og fra Bestyrelsen.


§ 3

Bestyrelsens vurdering

Bestyrelsen har vurderet de indhentede tilbud ud fra parametrene indhold (kvalitet) [§3, stk. 2], pris [§3, stk. 3], nærhed [§3, stk. 4] og tilbuddet set i lyset af beslutningsforslaget [§3, stk. 5] samt øvrige forhold [§3, stk. 6].

       Stk. 2 Det er overordnet Bestyrelsens vurdering, at det formelle indhold af den lovede service er meget ensartet på tværs af administrationsselskaber. Da det er vanskeligt at vurdere den faktisk leverede service uden at være kunde, vurderer Bestyrelsen, at det er det formelle indhold der må lægges til grund for en beslutning. Bestyrelsen finder, at der ikke er substantiel forskel på det formelt lovede indhold af tilbuddene.

       Stk. 3 Priskriteriet er det letteste at vurdere isoleret set. Vidar Ejendomme har afgivet det rent økonomisk bedste bud umiddelbart efterfulgt af Øens, mens DEAS efter genforhandling af pris har afgivet det dyreste bud (omend Boelskifte kun er 250 kr. billigere, hvorfor de to vurderes som værende lige dyre).

       Stk. 4 Nærhedskriteriet dækker ikke alene over fysisk lokation, men også størrelsen på administrationsselskabet, da dette var et emne under behandlingen af beslutningsforslaget ved generalforsamlingen. Nærhed skal derfor forstås bredt som også den oplevede nærhed. I denne henseende er det Bestyrelsens vurdering, at Øens, som har sæde på Amager og desuden er et mindre selskab end DEAS, præsterer højt. Vidar, som har sæde i Aarhus, vurderes derimod som værende noget fjernt beliggende, omend de administrerer ejendomme i hele landet. DEAS, Herbo og Boelskifte er alle i København. Det har i øvrigt været vanskeligt at vurdere selskabernes relative størrelser, da opgørelsen af antallet af administrerede enheder varierer på tværs af hjemmesider. Samlet set vurderes det dog, at Øens udmærker sig i forhold til de øvrige tilbudsgivere ift. nærhedskriteriet.

       Stk. 5 Set i lyset af beslutningsforslaget og debatten vedr. dette (stk. 1 ovenfor), er det Bestyrelsens vurdering, at DEAS er det mindst kvalificerede bud. Det er isoleret set, ud fra dette kriterium, ikke muligt at sondre mellem de øvrige bud. Bestyrelsen har under dette punkt lagt særlig vægt på formuleringen “[...] med henblik på skifte.” fra beslutningsforslagets tekst.

       Stk. 6 Øvrige hensyn dækker her over, at Bestyrelsen har diskuteret fordelen ved at beholde DEAS som administrator. DEAS’ kendskab til foreningen vurderes i denne henseende som en værende en fordel ved DEAS. Dette kriterium vurderes dog at have begrænset relevans, ovenstående kriterium taget i betragtning.


        Stk. 7 Det er samlet set—på baggrund af en helhedsvurdering af indhold (kvalitet), pris, nærhed, forslagets indhold samt øvrige hensyn—Bestyrelsens vurdering, at Øens lever bedst op til de samlede krav og forventninger.


§ 4

Bestyrelsens indstilling

Bestyrelsen indstiller til, at Øens vælges som ny administrator og at Bestyrelsen bemyndiges til at effektuere denne beslutning med hurtigst mulig virkning.

         Stk. 2 I det tilfælde, at Bestyrelsens indstilling ikke vedtages, beholdes DEAS som administrator.


§ 5

Forslagets stillere

Forslaget stilles af bestyrelsesformand Emil Berth, Elbagade 75, 5., bestyrelsesmedlem Marianne Deleuran Grunnet, Elbagade 75, 2. tv., bestyrelsesmedlem Kristian Højgaard Nielsen, Elbagade 75, st. tv. og suppleant Helle Lintrup, Kastrupvej 58, 5.



Using Format