Generalforsamling 2023 - E/F Jacobsgaarden

Referat af generalforsamling d. 4. april 2023

Ejerforeningen Jacobsgården afholdt ordinær generalforsamling tirsdag d. 4. april 2023 kl. 18.00 i Filips Kirkens lokaler, Kastrupvej 55, 2300 København S.

Generalforsamlingen havde følgende dagsorden:

Valg af dirigent og referent
Bestyrelsensberetning
Forelæggelse og godkendelse af årsrapport
Forslag
Forelæggelse og godkendelse af budget
Valg af formand for bestyrelsen
Valg af andre medlemmer til bestyrelsen, herunder suppleanter
Valg af revisor
Eventuelt

Formanden Emil Berth bød på vegne af bestyrelsen de fremmødte velkommen. Ud over ejerforeningens medlemmer deltog Bjørn Weber fra ØENS Ejendomsadministration A/S.

Ad pkt. 1 Valg af dirigent og referent.
Emil Berth foreslog på bestyrelsens vegne Bjørn Weber som dirigent og referent og Bjørn Weber valgtes enstemmigt til begge poster.

Dirigenten konstaterede derefter, at generalforsamlingen var lovligt varslet i henhold til foreningens vedtægt. På generalforsamlingen var 9 ud af foreningens 108 ejere repræsenteret. 7 ved personligt fremmøde og 2 ved fuldmagt.

Foreningen var repræsenteret med et fordelingstal på 1.020 ud af foreningens samlede 11.243. Generalforsamlingen var således beslutningsdygtig i samtlige af dagsordenens punkter.

Ad pkt. 2 Bestyrelsens beretning (vedhæftet nederst)
Formanden aflagde beretning for det forløbne år. Beretningen vedlægges dette referat.

- Formanden fremhævede særligt at der flere gange i det forgangne år har været henstillet byggeaffald ejendommens gård og foran ejendommen. Dette medfører ekstra omkostninger og bestyrelsen henstiller til, at ejendommens beboere selv bortskaffer stort affald på genbrugspladsen, eller opbevarer det indtil der kommer container, hvilket sker to gange årligt.
- Formanden påpegede også at der i løbet af året har været flere støjgener og deraf følgende klager. Bestyrelsen opfordrer alle til at udvise hensyn til ejendommens øvrige beboere og huske på det gode naboskab hvis der f.eks. holdes fest eller lignende.Generalforsamlingen tog herefter bestyrelsens beretning til efterretning.

Ad pkt. 3 Forelæggelse og godkendelse af årsrapport.

Dirigenten gennemgik i hovedtræk årsregnskabet for år 2022.

Foreningens indtægter i 2022 var kr. 2.186.656 hvoraf kr. 2.132.874 kom fra fællesbidrag. Foreningens drift havde i perioden givet et overskud på kr. 301.989, efter brug af samlet kr. 201.883 på vedligeholdelse.

Balancesummen udgjorde kr. 4.951.858 hvoraf egenkapitalen lød på kr. 2.510.497. Der var foruden egenkapitalen henlæggelser til vedligeholdelse m.v. for samlet kr. 2.249.055.

Foreningen havde på regnskabsdagen et bankindestående på i alt kr. 4.705.060 og en kassebeholdning hos viceværten på kr. 2.000.

Efter enkelte bemærkninger kunne dirigenten konstatere, at regnskabet blev enstemmigt godkendt af forsamlingen.

Ad pkt. 4 Forslag.
Der var ikke indkommet forslag til behandling på generalforsamlingen.

Der blev dog spurgt ind til hvorfor der skal indhentes en ny vedligeholdelsesplan når foreningen allerede har en fra 2017. Formanden svarede, at det blev bestyrelsen pålagt på sidste års generalforsamling. Det eneste væsentlige punkt i planen fra 2017 var brugsvandsrørene, så planen trænger til en opdatering for at være sikker på at der ikke er andre større udgifter over de kommende 10 år. Brugsvandsrørene er ikke udskiftet endnu.

En ejer spurgte om bestyrelsen har overvejet et brandtilsyn. Det tager bestyrelsen med når den tekniske rådgiver der skal udarbejde den nye vedligeholdelsesplan skal besigtige ejendommen.

En ejer ønskede at der også ses på varmeanlægget når der udarbejdes vedligeholdelsesplan for bl.a. at optimere energiforbruget.

Ad. pkt. 5. Forelæggelse og godkendelse af budget.
Dirigenten gennemgik det foreslåede driftsbudget for 2023. Der var budgetteret med en stigning i fællesudgifterne på 3 % pr. 1. maj 2023 og samlede indtægter med i alt kr. 2.228.531.

Der budgetteres med et forventet overskud på kr. 163.409 og samlet kr. 510.000 til vedligeholdelse.

En ejer spurgte til stigningen i renovation og forsikring. Dirigenten forklarede at det generelle billede i København er stigende priser på renovation og bygningsforsikringer.

Budgettet for 2023, herunder stigningen i fællesbidragene på 3 % pr. 1. maj 2023 blev enstemmigt godkendt af forsamlingen.

Ad. pkt. 6 Valg af formand for bestyrelsen.
Bestyrelsesformand Emil Søgaard Berth var på valg og var villig til genvalg. Emil genvalgtes med applaus og uden modkandidater.

Ad. pkt. 7 Valg af andre medlemmer til bestyrelsen, herunder suppleanter.
Marianne Deleuran Grunnet og Kristin Højgaard Nielsen var på valg og var begge villige til genvalg. Marianne og Kristian genvalgtes med applaus og uden modkandidater.

Som suppleanter genvalgtes Helle Linstrup. Som ny suppleant valgtes Lykke Christiane Schweitz.

Foreningens bestyrelse består herefter af følgende medlemmer:

Formand – Emil Søgaard Berth (På valg i 2024)

Marianne Deleuran Grunnet (På valg i 2024)

Kristian Højgaard Nielsen (På valg i 2024)

Suppleanter:

Helle Linstrup (På valg i 2024)

Lykke Christiane Schweitz (På valg i 2024)

Ad pkt. 8 Valg af revisor.
Bestyrelsen blev bemyndiget til at vælge ny revisor. Der blev sat en budgetramme op kr. 22.000 til revisionshonorar.

Ad pkt. 9 Eventuelt.
En ny ejer spurgte ind til det forhold at foreningen ejer viceværtlejligheden. Det vides ikke om en

kommende vicevært, når Mich en dag ikke længere ønsker jobbet, vil/skal bo i ejendommen eller om lejligheden skal sælges. Bestyrelsen og mange beboere er dog rigtigt glade for den nuværende løsning og ville gerne finde en lignende konstruktion når den situation opstår.

En ejer spurgte ind til Michs opgaver og bestyrelsen forklarede hvad Mich hjælper med i det daglige, herunder:

Kommunikation med ejendommens håndværkere
Kommunikation med eksterne (beboeres) håndværkere
Bistand i vedligeholdelses- og forsikringssager
Løbende vedligehold herunder div. reparationer som måtte opstå
Drift af vaskekælder
Kommunikation med renovationen inkl. div. opgaver relateret til renovationsområdet
Sneskovling, saltning o.a. opgaver relateret til vejret
Drift af varmeanlægget
Opsyn med ejendommen, herunder kælderarealer
Ansvar for storskraldscontainer (to gange årligt)
On-call for div. pludseligt opståede situationer (inkl. el- og vandrelaterede problemer)
Græsslåning i sommerperioden
Håndtering af henvendelser fra beboere vedr. løbende problemerEn ejere fortalte at der var graffiti på facaden. Ejeren blev opfordret til at sende en mail til bestyrelsen. En ejer spurgte om der afholdes fælles arbejdsdage. Formanden svarede at disse typisk opstår lidt spontant, en at der i år bl.a. skal klippes klematis ligesom espalieret skal repareres. Når der kendes en dato meldes det ud og alle er velkomne til at deltage.

Ønsker ejerne at nedsætte arbejdsgrupper/festudvalg/andet er dette meget velkomment, bare skriv til bestyrelsen.

En ejer spurgte om de gamle ledninger (bl.a. telefonledninger) på ejendommens facader skal tages ned. Ejeren mente at vide at telefonledninger skal nedtages af TDC for deres regning.

En ejer ønskede at vide om ejerforeningen kan gøre noget for at mindste antallet af duer omkring ejendommen. De lander på altanerne og søger læ i kroge rundt omkring. Måske der kunne etableres duesikring på tagrenderne. Der er ikke aktuelle planer for etablering af duesikring.

Formandens beretning ved ordinær generalforsamling 2023

Ved Emil S. Berth

Kære alle
Siden seneste ordinære generalforsamling er der sket lidt ting og sager, som jeg her vil give en opsummering af.

Bestyrelsen blev, for et år siden, pålagt en række opgaver, som I beboere ønskede løst. En del af disse opstod ud af den debat, der var om de fremsendte forslag til sidste års ordinære generalforsamling, da flere af dem overlappede med hinanden. Det blev derfor besluttet, at flere af dem sloges sammen. Opsummering på dette er som følger:

→ Af debatten fremkom flere hensyn, som jeg ikke her skal opsummere, da de kan læses af referatet, men det blev vedtaget, at de blev samlet i ét forslag om at få udarbejdet en ny vedligeholdelsesplan. Denne vedligeholdelsesplan er netop nu i sine indledende manøvrer. Den øvrige bestyrelse vil i denne forbindelse gerne sige et ekstraordinært tak til Marianne for det arbejde, hun har lagt i dét!

→ Der var sidste år et ønske om, at bestyrelsen faciliterede nedsættelsen af arbejdsgrupper. Som opfølgning herpå udarbejdede bestyrelsen et skriv med informationer om, hvordan vi gerne ser, at sådanne fungerer, så deres arbejde i videst mulig udstrækning kan understøttes af og koordineres med bestyrelsens øvrige arbejde. Jeg har selv stået for afholdelsen af tre havedage sidste år, og Marianne og jeg afholdt også arbejdsdage, hvor vi malede affaldsskuret. I år kan vi se frem til flere havedage, da der er nogle at klematis-stativerne, der er væltede. Dem forventer vi at reparere på en arbejdsdag, så jeg håber på tilslutning til dette projekt!

→ Bestyrelsen blev pålagt at undersøge muligheden for at skifte administrator, da man ikke var tilfreds med den service og pris, som DEAS ydede. Dette gjorde vi med det samme, og i efteråret blev det vedtaget, at Øens fremover skal administrere E/F Jacobsgaarden. Dette trådte i kraft pr. 1. januar, og bestyrelsen vil gerne sige et ekstraordinært tak til Bjørn for hans samarbejdsvillighed og imødekommenhed!

→ Sidste år hævede vi ejerforeningsbidraget en smule mere end ellers. Skønt der var noget debat om dette, så har det gjort, at vores finanser til stadighed er stabile. Jeg er klar over, at jeg måske ikke var lokalets mest populære person netop da, men jeg sætter meget pris på den samarbejdsvilje, der er blevet udvist i forbindelse hermed. Grundet den nu lidt mere

stabile verdensøkonomiske situation har bestyrelsen indstillet, at stigningstakten i ejerforeningsbidraget igen reduceres til det tidligere niveau—dvs. 3% årligt.

Ydermere var der en række igangsatte arbejder ved sidste års ordinære generalforsamling, som nu er afsluttede:

→ Affaldsskakterne er nu succesfuldt lukket

→ I forlængelse af ovenstående har affaldsområdet i gården fået en opdatering: Der er kommet nye, fine låger på, så det nu kun er Jacobsgaardens beboere, der benytter området.

→ Sætningsskaden i gavlen er nu udbedret

Bestyrelsen vil gerne sige en særlig tak til Mich for hans altid store arbejde for at sikre, at vores ejendom har det godt og at der er skred i sagerne!

Der har endvidere været en række sager i årets løb, af hvilke jeg her vil nævnte nogle udvalgte af særlig væsentlighed:

→ Der har gentagne gange i årets løb været henstillet byggeaffald både i gården og foran ejendommen. Dette er en rigtig skam, for det pålægger, i det tilfælde at det ikke fjernes af ejeren, resten af foreningen ekstraomkostninger ifm. bortskaffelse. Bestyrelsen henstiller derfor til, at man bortskaffer stort affald i de til formålet to gange om året opstillede containere eller kører det direkte på genbrugspladsen.

→ Der har været flere støjgener i årets løb. Det er rigtig rart for alle, hvis man husker at tage hensyn og at lukke døren ind til gården, når man holder fest e.lign.

→ Vi har fået opdateret hjemmesiden, så der nu er mere information og forbedret brugervenlighed. Af hensyn til det stigende antal engelsktalende beboere er størstedelen af hjemmesiden også tilgængelig på engelsk.

→ Der har været nogle meldinger om dårligt naboskab. Bestyrelsen vil altid gerne hjælpe, hvor vi kan, men vores handlemuligheder er begrænsede. Vi opfordrer derfor til god dialog og ordentlig tone, men træder gerne til, hvis situationen spidser til, hvilket dog hører de absolutte sjældenheder til.