Bestyrelsesmøder 2024

Referat af bestyrelsesmøde den 17. december 2024 

Fremmødte: Kristian Højgaard Nielsen, Marianne Deleuran Grunnet 

Referent: Kristian Højgaard Nielsen 

1) Miljørengøring af kælderen
Miljørengøringen, som skal gennemføres, før vi kan starte på rørprojektet, er godt på vej. Bemærk, at arbejdet i kælderen vil finde sted i perioden mellem jul og nytår. 

2) Rørprojektet
Vi har modtaget tilbud på udskiftning af stigstrenge og faldstammer. Bestyrelsen er i gang med at gennemgå tilbuddene, samt planlægge et beboerorienteringsmøde i januar
Påbud vedrørende udskiftning af forkerte vinduer på Kastrupvej 58 

3) Der er fortsat ikke sket udbedring af påbuddet vedrørende udskiftning af de forkerte vinduer på Kastrupvej 58, 2. th. Information om vinduer kan findes på jacobsgaarden.dk/dore-og-vinduer.
Eventuelt

Referat af bestyrelsesmøde d. 18. november 2024

0) En undskyldning fra formanden vedr. manglende referater

Formanden skal starte med at beklage, at han har været sløv til at få hængt referater op og til at opdatere hjemmesiden. Det vil fremover blive mere stabilt igen.

1) Opdatering på faldstammeprojekt

Vi er i gang med at foretage nogle nødvendige arbejder i kælderen, som har skubbet udbudsprocessen for faldstammeprojektet. Selve hovedopgaven er sendt i udbud, og vi forventer ikke, at arbejdet i kælderen forårsager forsinkelser ift. den på generalforsamlingen fremlagte tidsplan. Der er, ganske naturligt, mange der henvender sig vedr. opdateringer på projektet. Vi lover fra bestyrelsens side at give en grundigere melding, når vi har valgt entreprenør og har en endelig tidsplan, men som sagerne står nu, er der ikke meget andet vi kan gøre end at henvise til det, der blev vedtaget på generalforsamlingen. På den positive side kan det tolkes som “intet nyt er godt nyt”, da arbejdet skrider fremad. Man er selvfølgelig altid velkommen til at henvende sig til bestyrelsen vedr. dette alligevel.

2) Ekstraordinær generalforsamling i SundbyNet

Ejerforeningen er medlem af internetforeningen SundbyNet, som leverer internet til en del af ejendommens beboere. Ifm. fratrædelse af et bestyrelsesmedlem i internetforeningen SundbyNet deltager formanden for E/F Jacobsgården på den ekstraordinære generalforsamling for at vedtage nye vedtægter. Det kommer ikke til at have indflydelse på den leverede service, men er dog nødvendigt for at sikre den fortsatte stabile drift.

3) Opfølgning på div. henvendelser

Grundet formandens manglende evne til at forstå, hvordan Outlook er indrettet, er der flere mails, der ikke er blevet fulgt op på. Det skal formanden først og fremmest beklage mange gange. En gennemgang er foretaget, og alle burde nu have fået svar. Hvis det ikke er tilfældet, så send gerne en ny mail, og så tager vi hånd om sagen.

4) Påbud vedr. udskiftning af forkerte vinduer på Kastrupvej 58

Der er fortsat ikke sket udbedring af påbud vedrørende udskiftning af forkerte vinduer på Kastrupvej 58, 2. th. Information om vinduer forefindes på jacobsgaarden.dk/dore-og-vinduer

5) Evt.?

Næste møde er d. 17. december 2024

Referat af bestyrelsesmøde d. 22. november 2024

Fremmødte: Marianne, Kristian, Emil

Referent: Emil

1 – Opdatering på faldstammer

Der er opstået lidt krøller på forløbet, men heldigvis ikke noget der forsinker tidsplanen. Krøllen involverer noget arbejde i kælderen, der skal foretages inden vi kan påbegynde selve faldstammeprojektet. Der er en del, der spørger om tidsplan og budget. For dette henvises til dokumenterne på ProBo.dk.

2 – Fjerning af cykler

Der er bestilt afhentning af cykler, og vi er ved at samle dem i gården. Det lader til, at formanden har overset et cykelrum. Ubrugte cykler i dette vil blive fjernet ved næste cykeloprydning.

3 – Varmen

Varmen er tændt. Som altid mange tak til Mich for indsatsen.

4 – Påbud vedr. udskiftning af forkerte vinduer på Kastrupvej 58

Der er fortsat ikke sket udbedring af påbud vedrørende udskiftning af forkerte vinduer på Kastrupvej 58, 2. th. Information om vinduer forefindes på jacobsgaarden.dk/dore-og-vinduer

5 – Evt.?

Næste møde er d. 19. november 2024

Referat af bestyrelsesmøde d. 24. september 2024
Fremmødte: Marianne, Emil

Referent: Emil

1 – Opdatering på faldstammer mv.

Udbudsmaterialet er undervejs og vi er fint med tidsplanen. Der har været nogle henvendelser vedr. økonomien i projektet. Bestyrelsen henviser til ProBo, hvor referater fra både ordinær og ekstraordinær generalforsamling er at forefinde. Derudover ligger også budget og fordelingsnøgle på ProBo.

2 – Henvendelse vedr. gener ifm. med brug af vaskemaskine

Nogle beboere oplever gener grundet brug af vaskemaskiner. Vi henstiller til at husordenen overholdes. I den konkrete sag forsøger vi at løse sagen mindeligt, men bruger anledningen til at minde om reglerne for brug af maskiner.

3 – Cykler

Det er sidste udkald ift. at fjerne sin tape, da der bestilles afhentning inden længe

5 – Påbud vedr. udskiftning af forkerte vinduer på Kastrupvej 58

Der er fortsat ikke sket udbedring af påbud vedrørende udskiftning af forkerte vinduer på Kastrupvej 58, 2. th.Information om vinduer forefindes på jacobsgaarden.dk/dore-og-vinduer

6 – Evt.

Næste møde er d. 22. oktober 2024

Referat af bestyrelsesmøde d. 21. august 2024
Fremmødte: Marianne, Kristian, Emil

Referent: Emil

Dagsorden
1 – Opdatering på faldstammeprojekt

Formanden har haft møde med Øens og Omni vedr. projektplanen. Der har været nogle komplikationer i kælderen, hvorfor udbudsmaterialet er forsinket tre uger. Det påvirker dog ikke tidsplanen fsva. udførslen af projektet, der stadig forventes igangsat efter nytår og afsluttet omkring sommeren 2025. I udskiftningen af brugsvandrørene har formanden og Omni diskuteret forskellige løsninger, hvor vi særligt har fokus på forenkling af rørføring og hastigheden hvormed man får varmt hhv. koldt vand i hanen.

2 – Indsamling af ubrugte cykler

Bestyrelsen forventer at sætte tape på cyklerne den kommende tid, og at bestille afhenting af ubrugte cykler ultimo-september eller primo-oktober, så der igen kommer plads i vores stativer.

3 – Påbud vedr. udskiftning af forkerte vinduer på Kastrupvej 58

Der er fortsat ikke sket udbedring af påbud vedrørende udskiftning af forkerte vinduer på Kastrupvej 58, 2. th.Information om vinduer forefindes på jacobsgaarden.dk/dore-og-vinduer

4 – Eventuelt?

Det har været stille med henvendelser og udfordringer henover sommerperioden. Bestyrelsen takker for god ro og orden.

Næste møde er d. 19. september 2024

Referat af budget- og bestyrelsesmøde d. 13. marts 2024

Fremmødte: Emil, Kristian, Marianne, Bjørn, Simon

Referent: Emil

1 – Status på rør og faldstammer

Der har været inspektion af 105 ud af 108 lejligheder, hvilket vurderes tilstrækkeligt. Bestyrelsen vil med Øens og Omni afholde et møde, hvor vi får nærmere estimater på de samlede omkostninger for foreningen og afledt heraf den enkelte ejer. Dette vil ske så hurtigt som muligt.

2 – Budgetmøde

Vi har set på budgettet for 2023, de realiserede tal for 2023 og budgettet for 2024. Det ser rigtig fornuftigt ud, og vi forventer at udsende både regnskab og budget ifm. indkaldelse til generalforsamling, som vil finde sted d. 30. april 2024.

3 – Indkaldelse til generalforsamling

Vi afholder årets ordinære generalforsamling d. 30. april 2024, kl. 18 i Filipskirkens lokaler på Kastrupvej. Dette er rykket fra d. 25. som tidligere udmeldt, da kirkens lokaler ikke kunne bookes den pågældende dato. Mere information følger i indkaldelsen.

4 – Henvendelser vedr. arbejde med rør og faldstammer

Vi har modtaget en række henvendelser vedr. istandsættelse af både rør og faldstammer, som vi adresserer herunder

4.1 – Bekymringer vedr. Omni

Bekymringerne går på Omnis alder som selskab og på deres egenkapital. Hvad angår alder, så er vores vurdering, at da de ansatte i gennemsnit har samme erfaring og uddannelse som tilsvarende ansatte i andre selskaber, er dette ikke en faktor. Vedr. egenkapital er det ikke en relevant bekymring, da 1) Omni ikke er entreprenøren, 2) Omnis forsikring vil dække eventuelle fejl i den retning. Øens har tillid til Omni, og det har vi også.

4.2 – Bekymringer vedr. Øens

Vi har fået lignende bekymringer vedr. Øens som vedr. Omni. Ift. alder, så kan vi se, at et ældre selskab som DEAS ikke er garant for kvalitet, og indtil videre har servicen fra Øens i bestyrelsens erfaring været uantastelig. Ift. egenkapital gør samme som ovenfor sig gældende.

4.3 – Bekymringer vedr. behovet for udskiftning

Behovet for udskiftning er ret reelt. Ikke alene overvejede man det for 10-15 år siden, vi har nu fået det bekræftet i den vedligeholdelsesplan, som generalforsamlingen pålagde bestyrelsen at lave i 2023. Det forekommer derfor bestyrelsen besynderligt, at der er tvivl om hvorvidt den opdaterede vedligeholdelsesplan holder stik. Derudover er der den udfordring, at vores gamle rør betyder, at foreningens forsikring stiger til det tredobbelte. Vi er bekymrede for, om det overhovedet vil være muligt at blive forsikret næste år, hvis ikke rør udskiftes.Derudover er ideen om strømpeforing blevet luftet. Det ville isoleret set ikke være dumt, hvis ikke vi alligevel skulle skifte stigstrenge også. Men da vi skal det, så er prisforskellen negligérbar. At udskifte det ene vil resultere i al besværet, men kun halvdelen af gevinsten.

4.4 – Bekymringer vedr. pris

Der er en række beboere, der har henvendt sig vedr. pris. Vi har modtaget et estimat, som er lidt højere end forventet, men vi arbejder på det. Det vil i alle tilfælde være dyrt—men det er også dyrt med store skader, som ikke kan forsikres. Det er derfor en investering i at bevare værdien på den trods alt ret store kapitalpost, som en bolig er.

4.5 – Bekymringer vedr. habilitet

Der har været rejst bekymringer om alt fra Øens til Omni til bestyrelsens til Michs habilitet. Hvis der hermed henvises til de almindelige habilitetsregler kan bestyrelsen afsløre, at de er holdt—og endda godt og vel inden for grænsen. Hvis der henvises til hvorvidt eks. Øens og Omni kender hinanden, så kan vi sige, at ja, de har et kendskab til hinanden, men det er fordi de begge er forholdsvis store virksomheder, der beskæftiger sig i samme felt. Ift. Mich så vil vi absolut mene, at han skal holdes ude af det. Han drifter ejendommen, som han er ansat til, men har ikke indflydelse på bestyrelsens arbejde udover den rådgivning, vi indhenter hos ham.

5 – Beboer- og infomøde om rør og faldstammeprojekt

Bestyrelsen vil forsøge at finde tid til et beboermøde forud for generalforsamlingen, men da tiden er knap kan dette vise sig vanskeligt. Da det ikke er et møde, der findes forskrifter for i vedtægterne er det muligt, at det bliver med kortere indkaldelsesfrist end for øvrige typer møder. Formålet med mødet vil være at afdække og diskutere eventuelle bekymringer forud for generalforsamlingen.

6 – Om hvor bestyrelsen informerer om referater mv.

Det er blevet påtalt, at facebook ikke er det korrekte sted at udgive referater. Det er sådan set korrekt, men har alle dage også blot været et addendum til udgivelsen af referater på hjemmesiden, der altid har referaterne forud for opslaget på facebook. Derudover havde vi en forsøgsordning med ikke at hænge referater op i opgangene i ca. ni måneder, indtil dette blev efterspurgt igen. Dette har vi siden efterkommet. Hvis man ikke bryder sig om at modtage referater på facebook kan man evt. slå notifikationer fra gruppen fra.

7 – Henvendelse vedr. ting der er opmagasineret i kælderen

Der står rigtig mange ting i kælderen, som ikke hører til. Vi henstiller til, at disse fjernes, og såfremt dette ikke er sket inden næste gang, der er container, forbeholder bestyrelsen sig retten til at flytte de ikke-tilladte opmagasinerede sager ud i containeren. Barnevogne, cykler og lignende effekter er naturligvis undtaget dette jf. praksis, men vi henstiller til, at man stiller dem til minimal gene for andre beboere. På forhånd tak.

8 – Påbud vedr. udskiftning af forkerte vinduer på Kastrupvej 58

Der er fortsat ikke sket udbedring af påbud vedrørende udskiftning af forkerte vinduer på Kastrupvej 58, 2. th.Information om vinduer forefindes på jacobsgaarden.dk/dore-og-vinduer

8 – Eventuelt?

Referat af bestyrelsesmøde d. 6. februar 2024

Fremmødte: Kristian, Marianne, Lykke, Emil

Referent: Emil

Dagsorden:

1 – Udluftning i Elbagade 73

Vi har igen modtaget henvendelse om, at der er dårlig luft i opgangen Elbagade 73. Bestyrelsen gentager, at det er beboernes ansvar at lufte den enkelte opgang ud.

2 – Referater i opgange

Bestyrelsen har det seneste års tid ikke hængt referater op i opgangene som et forsøg. Det er vi nu blevet bedt om at gøre igen, så det gør vi igen.

3 – Vedligeholdelse, stigstrenge og faldstammer

Bestyrelsen arbejder videre på stigstrenge, faldstammer og vedligeholdelsesplan med assistance fra Øens og Omni. Vi informerer løbende, når der er nyt. Pt. er næste trin, at faldstammerne besigtiges af Omni i uge 8.

4 – Bestyrelsen har været til bestyrelsestræning

Vi skal overholde vedligeholdelsesplanerne, da det ellers går ud over vores forsikring. Derudover er løbende vedligehold, særligt af faldstammer og vandrør, vigtigt for forsikringspræmien. Brandsikring er også væsentligt. Ikke bare forsikringer ser på det, det gør bankerne også. 

5 – Håndværkere og nøglebokse

Det er forbudt at sætte nøglebokse til håndværkere op uden bestyrelsens eller Michs godkendelse. Hvis man har håndværkere, der har behov for en nøgle kan man enten overlevere og afhente dem selv til håndværkeren eller kontakte Mich eller bestyrelsen, så der bliver givet adgang til nøgleboksen.

6 – Udskiftning af varmemålere

Vi vil i den nære fremtid få udskiftet vores varmemålere til mere moderne og retvisende varmemålere.

7 – Påbud vedr. udskiftning af forkerte vinduer på Kastrupvej 58

Der er fortsat ikke sket udbedring af påbud vedrørende udskiftning af forkerte vinduer på Kastrupvej 58, 2. th. Information om vinduer forefindes på jacobsgaarden.dk/dore-og-vinduer

8 – Eventuelt?

Næste mødedato: d. 13. marts 2024